Организация мероприятий: изменения неизбежны

+7 (495) 646-01-55

Сфера организации мероприятий считается очень креативной и восприимчивой ко всему новому. Однако в отрасли научных и медицинских конференций и конгрессов мы видим, что их формат в целом практически не поменялся за последние 10–20 лет. Все также аудитория собирается на пленарный доклад в большом зале, а затем расходится в залы поменьше на свои секции. И так до вечера. Это хороший, проверенный временем формат. Но удовлетворяет ли этот формат потребностям делегатов? Или с появлением другой аналогичной площадки они с легкостью уйдут?

ОРГАНИЗАЦИЯ МЕРОПРИЯТИЙ: ИЗМЕНЕНИЯ НЕИЗБЕЖНЫ

Сегодня мы хотели бы рассказать об одном из ключевых вызовов нашей сферы: это неопределенность отношения организационных комитетов к внедрению инноваций.

Необходимо понять, что сейчас любое мероприятие, даже узкоспециализированное, не может быть замкнуто исключительно на своих основных тематиках. Самый простой пример — организуемые нами в рамках медицинских форумов секции по юридической грамотности и развитию soft skills (комплекс неспециализированных, важных для карьеры надпрофессиональных навыков, таких как, например, тайм-менеджмент, критическое мышление, коммуникации, эмоциональный интеллект и т.д.) стабильно собирают множество участников, почти наравне с докладами по главным темам.

Сейчас копилка организаторов буквально переполнена идеями форматов: онлайн-трансляции из операционных или видеосессии, бизнес- и тематические завтраки, дебаты, онлайн-голосования, разборы в малых группах, панельные дискуссии, профессиональные экскурсии, марафоны, митапы, шоу историй и даже такие ультрареволюционные, как деловые игры и антиконференции. Однако организаторы профессиональных мероприятий в России редко заглядывают в эту копилку. Почему?

В качестве иллюстрации можно привести популярность таких тем как юридическая защита или обучение правильной коммуникации с трудными пациентами. Психология пациента не является профильной специальностью для репродуктологов. Но в рамках конференции Российской ассоциации репродукции человека (РАРЧ) регулярно организуются семинары, на которых обсуждают, как работать с трудными пациентами. Эти секции имеют большой успех у аудитории.

Следует отметить, что некоторые европейские коллеги в деле развития интерактивных форматов дошли до крайней степени реализма. Так, на одном из крупных европейских медицинских мероприятий была организована полноценная симуляция суда со всеми сопутствующими атрибутами: судья в мантии, адвокат, прокурор и даже обвиняемый. Участники побывали на судебном заседании, где в условиях, максимально приближенных к реальности, с настоящими юристами отработали тактику защиты в ситуации, когда разбирательство уже в процессе.

Несмотря на это, сегодня значительное число организаторов предпочитают подход «не сломано — не чини». И этот подход мог отлично работать еще 20 лет назад. Но сейчас мир настолько динамично меняется, что, как писал Льюис Кэрролл в «Алисе в Стране Чудес»,

«Нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте, а чтобы куда-то попасть, надо бежать как минимум вдвое быстрее!»

Да, действительно, конференции, где используются исключительно традиционные форматы, до сих пор демонстрируют эффективность. Они собирают 500, 1000 и даже несколько тысяч человек. Фармацевтические компании также продолжают поддерживать эти мероприятия. Однако положение вещей меняется — происходит смена поколений и люди моложе 40 лет уже привыкли к тому, что мир очень интерактивен. Они ждут большего внимания к себе и своим потребностям.

Кроме того, меняется и сам рынок организации мероприятий. Во-первых, появилось много специалистов, которые знают английский язык и участвуют в мероприятиях за границей. Появляются компании, которые молниеносно внедряют лучшие мировые практики. Конкуренция за аудиторию обостряется (и за поддержку фарм. компаний, кстати, тоже). Чтобы участники приезжали на конференцию снова и снова, рекомендовали ваше мероприятие коллегам и рассказывали о нем в социальных сетях, важно учесть все их потребности. Уже недостаточно только составить качественную научную программу.

Все это наглядно свидетельствует о том, что старые подходы нужно модернизировать.

Но инновации требуют времени, осмысления, и трезвой оценки — это действительно полезно или креатив ради креатива? И вот когда организатор сталкивается с этой мыслью, он возвращается к проверенному плану мероприятия, который он уже реализовал не один раз.

Зерно потребности в инновациях уже упало в землю, поэтому принимается решение поменять нескольких докладчиков. Еще, возможно, сделать фотозону или новое оформление сцены. Но в реальности разве это повлияет значительным образом на интерес или удовлетворенность делегатов? Когда мы говорим о новых форматах, речь не идет о том, чтобы поменять абсолютно все. Добавьте больше времени на общение лекторов с залом, вопросы и дискуссии.

Давайте подумаем: зачем люди участвуют в мероприятиях? Все слова, которые приходят в этот момент на ум можно объединить в три группы: обучение, общение с коллегами (нетворкинг), вдохновение или мотивация. Обратитесь к своему участнику. Спросите: знания, которые он получает, действительно ему полезны или он терпеливо ждет сертификат, который дадут в конце? Удалось ли ему пообщаться с коллегами? Были ли созданы для этого условия? Спикеры были открыты и контактировали с аудиторией? Вдохновлены ли они?

Еще лучше, если вы организуете дискуссию между самими лекторами: круглые столы, дебаты «За» и «Против». Интерактивное голосование, кофе-брейки и бизнес-завтраки с лидерами мнений — все это или хотя бы часть помогут сделать мероприятие более востребованным.

Получая обратную связь от своих участников и спикеров, мы отмечаем большое количество положительных отзывов по таким форматам, как живая хирургия, тренинги и те активности, когда аудитория и спикер общаются непосредственно. По нашим наблюдениям, в повышении интерактивности заинтересованы все, кто задействован в мероприятии.

Другой хороший пример такой «модернизации» — организация в рамках мероприятия возможностей для нетворкинга, о чем мы уже писали. Положительная обратная связь последует от сообщества сразу после того, как станет доступно непосредственное общение. Но даже такая практика не внедрена на 100%, а ведь это – самый простой и наглядный пример.

При этом, всегда важно помнить, что появление нового формата вовсе не означает полного отказа от старых. Главная цель нововведений — привлечение новой и удержание старой аудитории, подача знаний в более интересном ключе.

Да, любой новый формат, конечно же, это своего рода выход из зоны комфорта. Если поменять президиум на столы для панельной дискуссии, где все спикеры равны и могут высказываться, возможно кому-то станет некомфортно, т.к. он не был готов к открытым спорам или обратной связи по поводу своих взглядов.

Запустить по итогам секции голосование в зале за лучший доклад и увидеть, что твой контент не так востребован? Да, это может сильно ранить.

Однако демократизация мероприятий, готовность принять и использовать новое может стать хорошей платформой, где опытом старших будут действительно вдохновляться молодые специалисты. Отрасли еще предстоит прийти ко всеобщему пониманию и утверждению очевидной мысли: любое мероприятие делается про людей и для людей. Значит и нам нужно удовлетворять растущие и уже изменяющиеся потребности аудитории. Все инновации — это возможности для достижения целей.

А вы готовы к экспериментам и повышению интерактивности мероприятий? Расскажите нам!

Узнайте, как мы воплощаем идеи в реальность, мы будем делиться советами экспертов компании!

Следите за нашими новостями!

Мы в социальных сетях:

Другие новости