КАК ЗАКОНЧИТЬ ВЫБИРАТЬ КОНГРЕСС-ОПЕРАТОРА И НАЧАТЬ ОРГАНИЗОВЫВАТЬ КОНГРЕСС
Есть детали, которые говорят о профессионализме. Какие? Узнайте, задав правильные вопросы.
Вы решили привлечь к организации вашего мероприятия конгресс-оператора. И уже получили несколько предложений. У всех яркие проспекты, и все обещают сделать хорошо. Но легкая, на первый взгляд, задача, оказалась весьма непростой. Вы устали выбирать, но и ошибиться страшно. Ведь конгресс-оператору придется доверить не только мероприятие, но и собственную репутацию, наработанный годами статус учреждения и ассоциации. Поэтому важно быть уверенным в своем выборе.
Как выбрать ту команду, которая профессионально организует ваш конгресс? Не переоценивайте слова и обещания. Смотрите только на факты. Поинтересуйтесь обратной связью тех, у кого уже есть опыт работы с данным организатором. Но и это еще не все.
Какой у компании есть опыт организации мероприятий вашего формата и масштаба в необходимом вам регионе на выбранных под событие площадках? Может ли компания предметно продемонстрировать вам свои достижения?
Попросите потенциального партнера предоставить портфолио с контактами представителей организационного комитета. Стоит удостовериться, что компания не имеет финансовых или иных разногласий с прежними клиентами.
Посетите ближайшее мероприятие вероятного подрядчика. Поговорите с оргкомитетом, делегатами и экспонентами об их опыте сотрудничества с конгресс-оператором. Посмотрите, как сотрудники компании работают на месте.
Является ли потенциальный партнер финансово состоятельным? Умеет ли оптимизировать налогообложение? И каков профессиональный уровень финансовой службы?
Попросите заранее предоставить бюджет мероприятия. Можно предложить нескольким претендентам заполнить вашу смету на организацию конференции. И сравнить ценообразование.
Стоит уточнить, готов ли партнер на начальном этапе кредитовать мероприятие. Возьмет ли компания на себя финансовые риски и готова ли будет нести ответственность за отсутствие убытков и строгое соблюдение бюджета? Каким образом будут распределяться доходы от проведения конгресса?
Как будет предоставляться отчетность по проекту и с какой периодичностью? Будет ли она содержать схему работ и финансовый план мероприятия? И в случае, если вы и компания находитесь в разных городах, каким образом и как часто будут проходить рабочие встречи?
Готова ли компания активно привлекать спонсорскую поддержку в проект? Имеет ли опыт результативного привлечения спонсоров? Готова ли предоставить вам фактические примеры?
Показать еще
Есть ли у подрядчика экспертиза по продвижению проектов? И имеются ли специалисты, которые могут корректно поставить коммуникационные задачи и обеспечить полную явку участников на ваше мероприятие, включая высококонкурентные рынки? Готов ли конгресс-оператор заранее сделать предложение (план) по продвижению? Какие инструменты и каналы планирует использовать для привлечения людей на конгресс?
А как насчет цифровых технологий? Сможет ли потенциальный подрядчик организовать для вас вебинар или, например, целый обучающий курс? Сможет ли организовать качественную онлайн-трансляцию мероприятия? А телемост с несколькими странами?
Умеет ли конгресс-оператор работать с базами? Безопасно ли хранятся персональные данные участников? Как будет организовано информирование участников через рассылки, звонки и СМС?
Запросите организационную структуру компании. Необходимо наличие в штате, помимо проектных менеджеров, также профессиональных менеджеров по продажам, специалистов по продвижению, маркетологов, дизайнеров, IT-специалистов — все это дает оперативность в выполнении задач, контроль над процессом и прогнозируемый результат.
Было бы хорошо заранее познакомиться с сотрудником, который будет вести ваше мероприятие. Достаточно ли у него опыта? Будет ли вам комфортно с ним работать?
Посетите офис конгресс-оператора. Узнайте, как в компании организована работа и контроль за ведением проектов. Есть ли планы ведения проектов? Предусмотрена ли взаимозаменяемость сотрудников?
Узнайте, является ли потенциальный партнер активным членом профильных международных ассоциаций, таких как ICCA, IAPCO, MPI. Рекомендуют ли организацию специализированные городские конгресс-бюро?
Сможет ли компания обеспечить техническую поддержку на мероприятии, в которую входят услуги онлайн-регистрации и приема платежей, сбор тезисов, разработка мобильного приложения?
Этот список можно было бы еще продолжить. Однако ваша цель - не бесконечно выбирать, а начать действовать. Возможно, вы не найдете компанию, которой сможете поставить все галочки в чек-листе. Но даже если найдете, совсем не факт, что именно эта команда станет для вас подходящим партнером.
Узнайте, как мы воплощаем идеи в реальность, мы будем делиться советами экспертов компании!
Следите за нашими новостями!
Мы в социальных сетях:
Данный чек-лист нужен, по большей части, для вас. Изучив его, вы сможете сформировать свое понимание, какие аспекты в организации мероприятия наиболее важны для вас. И, определившись с командой, вы сможете корректно сформулировать для нее задачи, а затем и контролировать их выполнение. Это и будет началом работы над организацией мероприятия.
Обратная связь
Даю согласие на обработку моих персональных данных
Следите за нашими новостями!
Будьте в курсе последних новостей компании! Узнайте, как мы воплощаем идеи в реальность, мы будем делиться советами экспертов компании!