Есть ли у подрядчика экспертиза по продвижению проектов? И имеются ли специалисты, которые могут корректно поставить коммуникационные задачи и обеспечить полную явку участников на ваше мероприятие, включая высококонкурентные рынки? Готов ли конгресс-оператор заранее сделать предложение (план) по продвижению? Какие инструменты и каналы планирует использовать для привлечения людей на конгресс?
А как насчет цифровых технологий? Сможет ли потенциальный подрядчик организовать для вас вебинар или, например, целый обучающий курс? Сможет ли организовать качественную онлайн-трансляцию мероприятия? А телемост с несколькими странами?
Умеет ли конгресс-оператор работать с базами? Безопасно ли хранятся персональные данные участников? Как будет организовано информирование участников через рассылки, звонки и СМС?
Запросите организационную структуру компании. Необходимо наличие в штате, помимо проектных менеджеров, также профессиональных менеджеров по продажам, специалистов по продвижению, маркетологов, дизайнеров, IT-специалистов — все это дает оперативность в выполнении задач, контроль над процессом и прогнозируемый результат.
Было бы хорошо заранее познакомиться с сотрудником, который будет вести ваше мероприятие. Достаточно ли у него опыта? Будет ли вам комфортно с ним работать?
Посетите офис конгресс-оператора. Узнайте, как в компании организована работа и контроль за ведением проектов. Есть ли планы ведения проектов? Предусмотрена ли взаимозаменяемость сотрудников?
Узнайте, является ли потенциальный партнер активным членом профильных международных ассоциаций, таких как ICCA, IAPCO, MPI. Рекомендуют ли организацию специализированные городские конгресс-бюро?
Сможет ли компания обеспечить техническую поддержку на мероприятии, в которую входят услуги онлайн-регистрации и приема платежей, сбор тезисов, разработка мобильного приложения?