Спикер должен знать, кто отвечает за него со стороны организаторов и к кому обращаться по любому вопросу. Не пять контактов — отдельно по визе, трансферу, программе и гостинице, — а один менеджер, который координирует весь процесс внутри команды.
Один понятный центр коммуникации
До поездки команда заранее отправляет информацию о документах, трансфере, гостинице, связи, доступных в России сервисах, способах оплаты и обмена валюты.
Основная коммуникация постепенно перемещается из электронной почты в мессенджеры: именно там проще быстро подтвердить изменение рейса, получить документ или сообщить новый маршрут.
Не ждать вопросов от гостя
Класс перелёта, даты поездки, гостиница, трансфер, гонорар, дополнительные расходы — это не вопрос «требовательности» конкретного спикера, а политика мероприятия.
У организатора должны быть заранее определены правила: что оплачивает конференция, какой класс перелёта предусмотрен, на сколько ночей бронируется гостиница и какие дополнительные расходы организаторы берут на себя.
Это особенно важно для востребованных специалистов, график которых расписан на месяцы вперёд.
Финансовые и логистические вопросы согласовывать до подтверждения участия
По мере увеличения числа участников из стран Ближнего Востока и Азии организаторы чаще заранее уточняют особенности питания, религиозные требования и другие бытовые детали. Например, может понадобиться отдельное пространство для молитвы или специальное меню.
Здесь действует простое правило: лучше один раз корректно спросить заранее, чем пытаться решить вопрос непосредственно во время конференции.
Учитывать культурные и религиозные особенности
Для опытной проектной команды отмена рейса не является необычным событием. Гораздо важнее другое — есть ли у организатора заранее продуманный сценарий действий. Маршруты международных гостей сегодня стали сложнее, а расписание может меняться несколько раз за день. Поэтому для ключевых спикеров важно предусматривать временной запас до выступления, продумывать возможные альтернативные маршруты и заранее определять человека, который сможет оперативно принимать решения вне стандартного рабочего времени.
К форс-мажорам нужно готовиться заранее