ЗАЧЕМ ОРГАНИЗАТОРУ ЗНАТЬ О ПРОБЛЕМАХ И ЦЕЛЯХ УЧАСТНИКОВ КОНФЕРЕНЦИИ?
При подготовке к конференции важно сосредоточиться на ясных и реальных целях. Цель по числу участников конференции – одна из самых значимых для организатора. Ведь если на вашей конференции будут полупустые залы, и спонсоры и лекторы поставят под сомнение свое участие в мероприятии будущего года. И будут правы.
Еще хуже будет, если на открытии залы будут полными, а через час после начала зрители начнут выходить из зала один за другим – неоправданные ожидания целевой аудитории – страшный сон членов оргкомитета.
Вот почему работа грамотного маркетолога над проектом начинается с вопросов, ответы на которые он находит вместе с членами оргкомитета:
Кто целевая аудитория мероприятия? Что вы знаете о ваших участниках?
А что ожидают получить сами участники? Их интересы, ожидания, предпочтения?
Кто Ваши прямые и косвенные конкуренты в борьбе за внимание аудитории, за средства компаний? В чем сила Ваших конкурентов, в чем слабость?
В чем, по Вашему, заключается практическая ценность мероприятия для участников в их каждодневной практике? Как ее увеличить?
Какое представление о Вашем мероприятии уже сформировано у Вашей целевой аудитории и нужно ли его изменить?
Какие цели преследуют участники во время конференции? Как оргкомитет может помочь им в достижении этих целей?
Продукция и услуги каких спонсоров будут интересны специалистам?
Как помочь компаниям лучше представить их продукты? Выстроить отношения с клиентами? Повысить эффективность от участия в конференции (ROI)?
Смогут ли делегаты позволить себе участие в конференции – добраться из своего города, оплатить регвзнос?
Чего ожидают от конференции Ваши спикеры? Как мы можем помочь им?
Формулируя правильные вопросы и получая честные и полные ответы на них, мы понимаем, как сделать будущую конференцию успешной и как измерить этот успех.
Так как же получить ответы на эти значимые вопросы?
Перед началом конференции обратная связь от участников предыдущих мероприятий имеет решающие значение для понимания, каким должно быть предстоящее событие. Участники с самого начала должны почувствовать, что Вы заинтересованы в их мнении. Если их мнение учитывалось при планировании конференции, они с большей вероятностью захотят ее посетить, почувствуют себя партнерами оргкомитета.
Знание целевой аудитории, ее потребностей и ожиданий – краеугольный камень успешности мероприятия
Учитывая текущее состояние экономики в целом, и рынка организации медицинских конференций, в частности, чёткое определение целевой аудитории стало важнее, чем когда либо. Безусловно, важно знать профессии, должности, регионы проживания и место работы делегатов. Но гораздо важнее знать, каких целей они хотят достигнуть благодаря Вашей конференции, какие насущные проблемы своей повседневной практики они смогут решить, вернувшись после конференции к своим пациентам.
Обязательно оставьте часть вопросов «открытыми» - где участники смогут дать развернутые ответы, комментарии, замечания и пожелания. Такие поля анкеты сложнее систематизировать при аналитике, но в них – кладезь ценнейшей информации для оргкомитета. Потому что именно здесь участники расскажут вам о том, чего вы даже не могли предположить, составляя анкету.
Анкетирование
Участники заполняют короткую анкету, в которой делятся своим мнением о конференции: оценивают доклады, работу лекторов, актуальность выставки, общую организацию мероприятия. Отвечают на вопрос: «Как Вы узнали о конференции»? Оставляют свои пожелания к будущим мероприятиям. Пишут, какие темы и каких лекторов они хотели бы услышать на будущих конференциях. Эта форма выдается на стойке регистрации и обменивается в последний день на сертификат участника. Анализ анкет позволяет определить «точки роста» – возможности развития конференции. Понять востребованность научных тематик. Оценить качество работы и популярность лекторов, ценность выставки для делегатов. Анкетирование дает четкое представление о наиболее эффективных каналах информирования. Что помогает привлечь большее число делегатов на будущее мероприятие. За счет охвата аудитории, анкетирование дает нам наиболее полную картину мнения участников о конференции.
Мнение экспонентов не менее ценно для организаторов, чем мнение делегатов. После каждой конференции мы отправляем экспонентам электронные анкеты.
Интернет исследования
Если интернет-анкетирование на дает нам полной картины удовлетворенности спонсоров (а обратную связь обычно дают либо крайне недовольные, либо наоборот – очень довольные), мы используем телефонные опросы. Общаясь с представителями компании и анализируя ответы, мы получаем информацию о том, насколько результативным было участие в выставке для экспонентов и что мы можем сделать, чтобы участвуя в будущих проектах они получили еще больший результат.
Компании оценивают работу менеджера «СТО Конгресс» в период подготовки и во время мероприятия, уровень сервиса. Число и полезность контактов, полученных на выставке. Совпадение профессий и должностей делегатов с целевой аудиторией компании. Соответствие потенциальной прибыли на инвестиции ожиданиям компании.
Телефонные опросы
СПОСОБЫ ПОЛУЧЕНИЯ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ ОТ УЧАСТНИКОВ
Показать еще
Но есть и хорошие новости! Если вы выслушали недовольного делегата, услышали его, и помогли ему в решении его проблемы, это не только снимет его недовольство – он останется благодарен вам. Он запомнит, что его мнение оказалось важным и ценным. Его проблема была решена. А мероприятие изменилось к лучшему благодаря ему. Поверьте, на следующий год он приедет с группой коллег – мы не раз убеждались в этом.
Будьте готовы к негативу
Безусловно, всем нам приятно слышать похвалу. Мы, как и вы, любим читать и слушать положительные отзывы о наших проектах. И даже размещать их на сайте и в переговорных комнатах. Но гораздо ценнее негативные отзывы. Ведь именно они позволяют нам непрерывно улучшать и развивать наши проекты. Помните: опаснее всего, когда делегат уходит «тихо прикрыв за собой дверь». Почему? Потому что вы никогда не узнаете, что вам важно изменить к лучшему в вашей работе. Статистика упрямо говорит нам о том, что довольный делегат поделится мнением о вашей конференции с 2-3 коллегами (это в лучшем случае), а недовольный – 7-8 (и это еще если он не захочет поделиться своим мнением в соцсетях).
После конференции позвоните докладчикам (если их много – можно сделать случайную выборку). Поинтересуйтесь, насколько они довольны участием в мероприятии: были ли им своевременно направлены приглашение на конференцию и памятка лектора, довольны ли они работой трэвел-менеджера, хорошо ли их встретили на площадке, все ли было в порядке с работой оборудования – если нет, насколько оперативно среагировали технические специалисты, понравилось ли им питание и торжественные мероприятия.
Помните о спикерах ведь именно они создают основную ценность мероприятия
Наш опыт показывает, что несмотря на свою занятость, эти выдающиеся люди с готовностью делятся своими впечатлениями о конференции. Искренне благодарят. И столь же искренне иногда негодуют. Но мы то с вами знаем, что если человеку предоставили возможность высказать свое недовольство, и решили его проблему (а если вы узнали о проблеме только после мероприятия, то принесли искренние извинения – а еще лучше, направили от имени оргкомитета небольшой подарок с извинениями), у вас есть все шансы приобрести в этом человеке доброго друга – и вашего лично и ваших будущих образовательных проектов - на всю жизнь.
Современный мир динамичен. Поэтому анализ обратной связи от участников прошлых мероприятий не даст вам полной картины. Чтобы яснее понять ожидания будущих участников вашего мероприятия, при подготовке программы спросите их мнение и уточните их ожидания.
В этом вам помогут следующие инструменты:
Опросы и голосования в группах мероприятия или организатора в соцсетях – помогут с выбором тем и лекторов
Конкурсы на лучшую идею – например, интересная тема конференции или новаторский формат
Форма обратной связи для пожеланий делегатов по научной программе, лекторам и пр. на сайте мероприятия – один из самых действенных инструментов.
Опросы, направленные делегатам в email рассылке – как правило, собирают меньше данных, чем соцсети, но тоже бывают полезны
Обязательно поблагодарите участников опросов и конкурсов за ценные идеи. Лучше всего –ценным же подарком, врученным на сцене победителям конкурсов вовремя пленарного заседания.
Современные системы интерактивного голосования дают возможность лекторам вовлечь слушателей в диалог
Это повышает ценность выступления для аудитории. Дает возможность живого общения и обмена опытом. Все это существенно повышает качество обучения.
На конференциях мы берем интервью у организаторов, ключевых спикеров, делегатов и спонсоров. Интервьюер задает вопросы: «Чем эта конференция была полезна для Вас? Удалось ли Вам получить то, ради чего Вы приехали на мероприятие? Какой лектор и какой доклад Вас впечатлили? Что могут улучшить организаторы?» В отличии от анкетирования, во время интервью мы получаем более полные и определенные ответы. Из них мы понимаем не только мнение участников, но и почему они так думают. Их пояснения и комментарии помогают нам найти новые идеи для улучшения будущих мероприятий.
Интервью
Мега полезная для организаторов техническая новинка. Установив считыватели штрих-кодов при входе и выходе из залов и у стендов в зоне выставки, вы получите для анализа цифры, которые лучше всяких слов помогут вам составить рейтинги востребованности лекторов и актуальности тематик, а также измерить интерес делегатов к продуктам спонсоров, представленным на стенде.
Сканнеры штрих-кодов на бэйджах
ВО ВРЕМЯ МЕРОПРИЯТИЯ НЕ ПРЕКРАЩАЙТЕ ДИАЛОГ С УЧАСТНИКАМИ
А вот ответ на вопрос «Почему у этого лектора/темы такой низкий/высокий рейтинг» вам помогут опросы и интервью.
Анализ обратной связи от делегатов, экспонентов и спикеров поможет создать мероприятие, где мнение каждого участника имеет значение. И, поверьте нашему опыту, сделав участников мероприятия вашими союзниками в его планировании, вы обретете в них надежных партнеров на долгие годы вперед.