КАК МЫ РАБОТАЕМ
Как мы работаем
Успех при подготовке мероприятия во многом определяется умением выстроить эффективные коммуникации: в рабочей группе, с организаторами, ключевыми спикерами, поставщиками, спонсорами и другими заинтересованными сторонами. Любая конференция – это коммуникации и нетворкинг, и чем лучше мы умеем это делать сами, тем лучше будет общий результат.
В «СТО Конгресс» мы ведем работу над проектами в рабочих группах.
Стандартный постоянный состав группы при подготовке к мероприятию:
Аккаунт-менеджер
Старший проектный менеджер
Проектный менеджер
Менеджер по привлечению компаний-спонсоров
Менеджер отдела по организации выставок
PR менеджер
Непосредственно во время конференции рабочая группа, в зависимости от масштаба мероприятия, может составлять несколько десятков человек - для организации работы залов, зоны выставки, регистрации, встречи и сопровождения гостей, зон питания, а также контроля работы привлеченных волонтеров и основных поставщиков (оборудование, питание и т.п.).
По мере необходимости к рабочей группе подключаются:
Дизайнер
Трэвел-менеджер
Финансовый менеджер, бухгалтер
Операторы колл-центра
Юрист
Маркетолог
Специалисты направления дистанционного образования
IT специалисты
Каждый участник группы четко знает свои обязанности и согласно плану работает над созданием мероприятия. Они находятся в постоянном контакте, согласовывая действия в ходе ежедневных встреч.
Аккаунт-менеджеры.
Проектный менеджер.
Старший проектный менеджер.
Подбирают и предлагают оптимальные, проверенные решения для успешного проведения мероприятия. Следят за каждым этапом реализации проекта и добиваются устойчивого движения в сторону достижения поставленных целей.
Отвечает в проекте за стратегические задачи, такие как: аналитика, целеполагание, стратегия, общий контроль продвижения по проекту.
Отвечает за тактические задачи: сбор информации, подготовка договоров, заполнение сайта и т.п.
Для старта проекта мы проводим установочную встречу с партнером (организатором), в ходе которой:
Следующим важным шагом идет определение финансовых целей
Мы создаем расходный бюджет в соответствии с целями мероприятия и ожиданиями оргкомитета. Определяем возможные доходы: планируем количество спонсоров и экспонентов определенного статуса и количество делегатов, готовых оплатить свое участие. Определяем стоимость участия для спонсоров и экспонентов, а также стоимость регистрационных взносов. После согласования бюджета внимательно следим за его исполнением, при необходимости - оптимизируем расходы мероприятия.
Особое внимание уделяем регулярным встречам с организационным комитетом, где предоставляем прозрачную отчетность, благодаря чему вы всегда знаете, на каком этапе находится проект. Регулярные, профессионально подготовленные встречи позволяют:
Знакомим партнера с рабочей группой
Определяем стратегические задачи проекта и ожидания со стороны оргкомитета
Рассказываем о нашей системе работы
Разделяем зоны ответственности Партнер – СТО Конгресс
Намечаем график встреч и алгоритм общения: Партнер – СТО Конгресс
Намечаем ключевые даты (вехи) проекта
Договариваемся о форме и частоте отчетности
Осуществлять мониторинг движения к целям проекта
Своевременно оценивать риски
Держать все стороны проекта под контролем, выявлять скрытые проблемы и оперативно находить решения.
ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ
При работе в группе базовое условие успешности – это понимание всеми участниками ключевых особенностей и задач проекта в целом и своей зоны ответственности в частности.