Успех при подготовке мероприятия во многом определяется умением выстроить эффективные коммуникации: в рабочей группе, с организаторами, ключевыми спикерами, поставщиками, спонсорами и другими заинтересованными сторонами. Любая конференция – это коммуникации и нетворкинг, и чем лучше мы умеем это делать сами, тем лучше будет общий результат.

В «СТО Конгресс» мы ведем работу над проектами в рабочих группах.

Стандартный постоянный состав группы при подготовке к мероприятию:

Аккаунт-менеджер
Старший проектный менеджер
Проектный менеджер
Менеджер по привлечению компаний-спонсоров
Менеджер отдела по организации выставок
PR менеджер

Непосредственно во время конференции рабочая группа, в зависимости от масштаба мероприятия, может составлять несколько десятков человек - для организации работы залов, зоны выставки, регистрации, встречи и сопровождения гостей, зон питания, а также контроля работы привлеченных волонтеров и основных поставщиков (оборудование, питание и т.п.).

По мере необходимости к рабочей группе подключаются:

Дизайнер
Трэвел-менеджер
Финансовый менеджер, бухгалтер
Операторы колл-центра
Юрист
Маркетолог
Специалисты направления дистанционного образования
IT специалисты

Для старта проекта мы проводим установочную встречу с партнером (организатором), в ходе которой:

Следующим важным шагом идет определение финансовых целей

Мы создаем расходный бюджет в соответствии с целями мероприятия и ожиданиями оргкомитета. Определяем возможные доходы: планируем количество спонсоров и экспонентов определенного статуса и количество делегатов, готовых оплатить свое участие. Определяем стоимость участия для спонсоров и экспонентов, а также стоимость регистрационных взносов. После согласования бюджета внимательно следим за его исполнением, при необходимости - оптимизируем расходы мероприятия.

Особое внимание уделяем регулярным встречам с организационным комитетом, где предоставляем прозрачную отчетность, благодаря чему вы всегда знаете, на каком этапе находится проект. Регулярные, профессионально подготовленные встречи позволяют:

Знакомим партнера с рабочей группой
Определяем стратегические задачи проекта и ожидания со стороны оргкомитета
Рассказываем о нашей системе работы
Разделяем зоны ответственности Партнер – СТО Конгресс
Намечаем график встреч и алгоритм общения: Партнер – СТО Конгресс
Намечаем ключевые даты (вехи) проекта
Договариваемся о форме и частоте отчетности

Осуществлять мониторинг движения к целям проекта
Своевременно оценивать риски
Держать все стороны проекта под контролем, выявлять скрытые проблемы и оперативно находить решения.

ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ