Архитектура мероприятия

Архитектура мероприятия
В рамках разработки архитектуры мероприятия мы выполняем следующие работы
  • Анализируем цели мероприятия
  • Разрабатываем план организации
  • Определяем источники финансирования
  • Выполняем задачи в соответствии с планом организации мероприятия
  • Анализируем результаты и финансовые показатели
  • Оцениваем ожидания делегатов, экспонентов и спонсоров
  • Оцениваем расходы и предлагаем возможности их оптимизации
  • Составляем план наполнения доходной части бюджета
  • Оцениваем отзывы делегатов, экспонентов и спонсоров
  • Составляем рекомендации по организации следующего мероприятия

Архитектура мероприятия – это индивидуальная детальная проработка каждого проекта. Она необходима, чтобы мероприятие оправдало ожидания не только организаторов, но и участников, экспонентов и спонсоров. Каждая из заинтересованных сторон должна получить максимальную отдачу от вложенных ресурсов. Только так возможно провести по-настоящему эффективное и успешное мероприятие.

В период финансового кризиса и сокращения бюджетов люди вынуждены экономить ресурсы. Время ценно, бюджет лимитирован. Поэтому они очень тщательно выбирают мероприятия, которые планируют посетить. Участники должны быть уверены в том, что время и деньги не будут потрачены впустую.

Сотрудники «СТО Конгресс» начинают свою работу над проектом с детального анализа целей организатора и оценки ожиданий всех заинтересованных сторон – делегатов, экспонентов и спонсоров.

Мы изучаем отзывы и пожелания участников предыдущего мероприятия, выявляем сильные и слабые стороны в его организации, научной и культурной программе, отмечаем аспекты, которые необходимо изменить.

На основе полученной информации осуществляется детальная проработка плана организации - подбирается оптимальная площадка, оценивается удобство расположения отелей, организации выставочных площадей, рассадки участников, расположения экранов, трибун спикеров и президиума. С учетом ожиданий делегатов, мы формируем рекомендации по научной программе.

Определив ценность мероприятия для компаний, мы разрабатываем спонсорские пакеты, подготавливаем тексты и дизайн информационных материалов. В зависимости от специфики деятельности, масштаба и маркетинговой политики компании, строим свою работу с каждым потенциальным спонсором и экспонентом.

Профессионализм архитектора мероприятия заключается в точном знании деталей. Каждый этап работ соотносится с целями мероприятия, и только после этого включается в план. Для достижения поставленных целей, мы точно и своевременно исполняем каждую поставленную задачу в рамках разработанного плана, применяя отлаженные механизмы планирования и контроля.

После завершения мероприятия мы осуществляем оценку его эффективности - определяем финансовые показатели, анализируем динамику по числу участников, спонсоров и экспонентов по отношению к предыдущим мероприятиям, получаем обратную связь от делегатов, экспонентов и спонсоров. По результатам анализа полученных данных формируем рекомендации для проведения следующего мероприятия, ищем способы сделать его более эффективным и значимым для каждой из заинтересованных сторон.

Все Услуги по организации мероприятий


Повышение эффективности и значимости мероприятия для делегатов, экспонентов и спонсоров